清理文件的通知范文

清理文件的通知范文一 

尊敬的全体员工：

大家好！近期由于公司业务不断发展，各部门的工作任务也逐渐增加，为了更好地管理和维护公司的文件资料，确保文件的有序保存和便于查找，现向大家发出文件清理的通知。

一、清理目标：公司内部所有部门的文件资料。

二、清理时间：自即日起至本月底。

三、清理要求：

1. 首先，各部门应当对各自负责的文件资料进行分类和整理，将过时、无效或已经电子化的文件进行归档或销毁。特别是那些超过三年以上没有被查阅过的文件，应优先考虑销毁，以免占用存储空间。

2. 其次，各部门应当对保管的文件进行标注和编号，建立相应的档案登记簿，便于今后的管理和查阅。标注内容应包括文件名称、产生日期、保管人等基本信息。

3. 第三，对于尚有保留价值的文件资料，建议进行数字化保存，以便于随时存取和共享。同时，应制定相应的规范，规定文件的命名格式和保存路径，以防止文件的丢失或混乱。

四、清理流程：

1. 各部门负责人应组织员工，按照清理要求完成文件资料的整理、归档和销毁工作。

2. 每个部门应当在清理结束后，向公司财务部提交一份清理报告，报告中应包含清理的具体情况、清理的文件数量和清理的文件目录。

五、清理后果：

1. 按照上述要求完成文件清理工作的部门，将获得相关表扬和奖励。

2. 若有部门未按时或不符合要求进行文件清理，将视情况给予相应的警告处分。

六、员工协助：

每位员工都应积极配合各部门的文件清理工作，对于档案资料的整理和归档，应及时提供必要的协助和配合。同时，也请大家共同营造一个良好的文件管理环境，养成每天整理文件、保持桌面整洁的好习惯。

最后，请各部门尽快开始文件的清理工作，确保按时完成，感谢大家的支持与合作！

谢谢！

公司领导

日期：年月日

清理文件的通知范文二

尊敬的各位同事：

大家好！我是负责文件管理的助理小张。我在此向大家发布一个通知，关于清理文件的事项。

随着时间的推移，办公室的文件越来越多，为了保持档案的整洁和工作效率，我们有必要定期清理文件。因此，决定在下周五进行一次文件清理工作。

具体安排如下：

时间：下周五，上午9点至11点。

地点：办公室会议室。

参与人员：全体同事。

请大家在参与清理之前，先将个人的文件整理好，归类并标明所属部门和日期。同时，清点一下各自的文件数量，以便于统计和核对。

在清理过程中，请遵循下列原则：

1.进行彻底的清理，将无用和过时的文件予以处理和销毁。例如，已经失效的合同、过期的报表等都应予以清理。

2.对于重要和保留的文件，根据档案管理的规定进行整理和归档，确保能够方便查找和使用。

3.如果不确定某个文件是否需要保留，请与贵部门的主管或行政人员进行确认。

4.在清理的过程中，注意文件的机密性，若有涉及敏感信息的文件，请妥善处理，确保安全性。

此外，为了避免造成不必要的麻烦和误会，请大家将个人工作台整理整齐，确保文件的秩序和清晰度。

最后，希望大家在文件清理的过程中，能够相互配合，共同完成这项任务。有任何问题，请随时向我咨询。

谢谢大家的合作！

助理小张

日期：XX年XX月XX日